Le kit du plombier à 5 heures du matin : nomenclature par phase et écarts de sortie de stock

Un fabricant de modules pour la construction nous a décrit le parcours de la matière dans ses usines. Le récit est précis. Il montre où se cache l'écart entre ce qui est prévu et ce qui est consommé.

Une nomenclature injectée, puis découpée en phases

Tout commence au bureau d'études. Pour chaque module, une macro écrite en interne injecte la nomenclature dans l'ERP : la liste des pièces et fournitures nécessaires.

L'acheteuse s'appuie sur cette base pour passer les commandes. Le calcul des besoins compare les besoins au stock. Le magasin de chaque usine déclare les livraisons à leur arrivée.

L'ordre de fabrication d'un module est découpé en phases. L'ossature d'abord. Certaines pièces sont fabriquées en temps masqué, en parallèle : placards, gaines techniques. Les débits de panneaux de bois sont préparés en amont.

« Dans la vie du module, on a un ordre de fabrication, mais il y a des sous-tâches qui s'enclenchent avec une relation logique les unes avec les autres. »

Le kit préparé la veille

Chaque phase reçoit sa part de la nomenclature. Le magasin sait ainsi ce qui doit sortir, et quand.

Le responsable donne un exemple. Le module est en phase plomberie. Pour que la plomberie démarre demain, le magasin prépare le kit dans un chariot. Le plombier commence à 5 heures du matin. Il doit tout avoir sous la main.

Le magasin récupère ses préparations à partir des tâches planifiées. Le préparateur fait le chariot. La sortie de stock est déclarée par phase.

Là où le prévu et le réel divergent

Le schéma est propre. La réalité l'est moins. Le responsable décrit deux types d'écarts.

Les sorties en plus. Un compagnon vient au magasin : il manque une plaque, ou les vis de fixation n'avaient pas été prévues. « Ça arrive tous les jours. » L'écart porte sur la quantité, et parfois sur le type de produit.

Les sorties en moins. Une fourniture prévue ne sort pas, parce qu'elle était inutile ou que l'équipe a trouvé une autre façon de faire. Ou parce qu'une boîte de vis prévue par phase suffit en réalité pour 3 modules.

« [L'ERP] n'est qu'un outil, c'est le magasinier qui sort pour chaque phase le réel. »

Une nomenclature est une hypothèse. Le magasin enregistre ce qui s'est vraiment passé. L'écart entre les deux dit si l'hypothèse doit être corrigée.

Ce qu'il veut analyser

Son ERP permet en théorie de présenter les deux. L'équipe ne l'a jamais mis en place. « C'est un truc qu'on n'a pas du tout mis en place, mais que j'aimerais mettre en place. »

Il veut analyser les écarts à trois niveaux :

• par type de fourniture ;
• par phase de fabrication ;
• par module.

Un écart répété sur la même phase signale une nomenclature à corriger. Un écart isolé signale un incident. Les deux n'appellent pas la même réponse.

Les conditions pour que ça marche

Trois choses doivent être en place.

La nomenclature doit être fiable à la source. Ici, elle naît au bureau d'études et entre dans l'outil par une macro. Toute erreur à ce stade se retrouve dans chaque kit.

Les sorties supplémentaires doivent être déclarées, même quand le compagnon est pressé. Une sortie non déclarée fausse l'analyse.

L'outil doit fonctionner sur 2 sites et 2 magasins. Le fabricant l'a dit clairement : il a « vraiment besoin d'une solution multisite ».

Matière et heures, même logique

Ce fabricant veut faire la même chose avec les heures. Comparer le temps prévu par phase avec le temps réellement passé. La logique est identique : une hypothèse de chiffrage, une mesure du réel, un écart à expliquer.

En parler

Si votre magasin sort chaque jour des fournitures qui n'étaient pas prévues, prenons 30 minutes en visio. Vous nous montrez une nomenclature et une feuille de sortie. Nous vous disons ce qu'il faudrait pour mesurer l'écart, phase par phase.