Repartir d'un ancien devis sans hériter de ses anciens prix

Dans le bâtiment, un devis part rarement d'une page blanche. Le dirigeant d'une entreprise de construction de maisons nous l'a confirmé : « 90 fois sur 100, on repart d'un ancien devis. »

Il cherche une affaire qui ressemble. Il la duplique. Il change les quantités. Les problèmes viennent après.

Premier piège : l'ancien devis doit rester tel quel

Un devis envoyé à un client fin 2025 porte les prix de fin 2025. S'il est modifié en douce par une mise à jour de la bibliothèque, il ne correspond plus à ce que le client a reçu.

Ce constructeur veut donc que chaque devis reste figé, avec les prix de son époque. C'est la seule façon de le relire plus tard, ou de répondre au client qui revient un an après.

Deuxième piège : la copie garde les vieux prix

À l'inverse, quand il duplique ce devis pour un nouveau client, il ne veut pas des prix de l'an dernier. Main-d'œuvre, matériaux : tout a bougé.

« Il faut que je puisse repartir de ce devis tel quel et en un clic il faut qu'il aille me mettre à jour. »

Techniquement, la solution tient en une idée. Chaque ouvrage de la bibliothèque porte un code. Le devis enregistre ce code avec le prix du jour. Le bouton de mise à jour va chercher la valeur actuelle de chaque code et recalcule.

Le dirigeant n'a pas besoin d'un historique des prix par ouvrage. Il a besoin de deux états : le devis d'origine, intact, et sa copie aux prix du jour.

Troisième piège : version ou nouveau devis ?

Un client demande une terrasse plus petite. Un autre ajoute une terrasse à sa maison. Ce n'est pas la même chose.

Le dirigeant distingue 3 cas :

• écraser le devis, quand il s'agit d'une correction sans conséquence ;
• créer une version V2 ou V3 du même numéro, quand la prestation change de taille ;
• créer un nouveau numéro, quand c'est une prestation différente.

Son ancien ERP écrasait toujours. Son ERP actuel propose d'écraser ou de passer en V2. Un outil qui versionne automatiquement à chaque virgule ne lui convient pas davantage : la liste des versions devient illisible.

Un devis envoyé doit rester intact. Sa copie doit vivre aux prix du jour. La différence entre une version et un nouveau devis, c'est l'utilisateur qui la décide.

Ce que ça suppose côté bibliothèque

Tout repose sur une bibliothèque propre. Chez ce constructeur, elle contient des centaines d'ouvrages et des milliers d'articles.

Un ouvrage est soit de la sous-traitance, sur laquelle il met une marge, soit une combinaison de main-d'œuvre et de matériaux. Des coefficients par type de ressource transforment le prix de revient en prix de vente : un pour la main-d'œuvre, un pour les matériaux, un pour la sous-traitance.

La bibliothèque est rangée par corps d'état, dans l'ordre où les devis sont construits. Quand elle est bien faite une fois, la mise à jour des prix devient un simple calcul.

Le même réflexe dans l'industrie

Un fabricant de modules nous a cité le même besoin avec d'autres mots. Il voulait dupliquer rapidement ses nomenclatures d'un projet à l'autre. Les modules se ressemblent. Les quantités et les références changent.

Ce que nous en avons dit

Nous nous sommes étonnés que certains ERP ne proposent pas cette mise à jour. C'est un calcul simple, à condition que les ouvrages soient codés.

Ce qui demande du travail, c'est le paramétrage initial. Nous accompagnons la création de la bibliothèque, parce que c'est elle qui fait la qualité des devis pendant des années.

En parler

Si vos devis partent d'une copie et que vous corrigez les prix à la main, prenons 30 minutes en visio. Vous nous montrez votre bibliothèque et un devis type. Nous vous disons ce qu'il faudrait structurer pour que la mise à jour tienne en un clic.