Qualité automobile : de la non-conformité au plan d'action, sans dupliquer ses Excel

La responsable qualité d'un industriel qui fournit l'automobile nous a décrit sa situation sans détour. Tout est dans Excel. Le plan d'action, la conformité, les AMDEC. La documentation est faite de PDF, de fichiers Word et Excel rangés sur un serveur.

Elle arrive à saturation. Et elle sait exactement ce qu'elle veut.

La chaîne qu'elle veut relier

Son besoin tient en un enchaînement :

• une non-conformité est ouverte ;
• elle déclenche un 8D, la méthode de résolution de problème exigée par les clients automobiles ;
• le 8D produit des actions ;
• chaque action rejoint le plan d'action, avec un pilote et un délai ;
• le pilote reçoit un email et rend compte de son action.

Dans des fichiers séparés, chaque flèche de cette chaîne est une recopie. Dans un outil, ce sont des liens entre modules.

Un plan d'action global, des vues cloisonnées

Le deuxième besoin est plus fin. Elle veut un plan d'action global, et des plans plus restreints.

La partie HSE en est l'exemple. « La partie HSE c'est purement réglementaire, je ne veux pas que tout le personnel voit la partie HSE de ma collègue. » Pourtant, les auditeurs lui demandent régulièrement comment elle suit les délais HSE. « Alors on se défend comme on peut. »

La solution qu'elle décrit : les actions HSE apparaissent dans le plan global avec leurs délais, sans que leur contenu soit visible de tous.

Le cloisonnement vaut aussi pour les clients. « Si j'ai une mauvaise note chez un client, je ne veux pas que le client d'à côté qui vient m'auditer, il le voit. » Aujourd'hui, l'équipe duplique ses fichiers pour séparer les non-conformités internes et externes, et les données par client.

L'audit client comme moment de vérité

Les logiciels qualité qu'elle a étudiés proposent un module client et un module fournisseur. Chaque non-conformité est affectée à un client ou à un fournisseur. Pendant l'audit d'un client, on filtre sur ce client. On ne montre que ce qui le concerne.

Elle a aussi apprécié une fonction simple : préparer la revue de direction à partir des éléments choisis, au lieu de la construire à la main.

Les AMDEC, plans de surveillance et synoptiques posent un problème à part. Ils sont très difficiles à tenir dans Excel. Elle a vu des auditeurs clients passer son fichier dans un assistant IA, qui en a listé les incohérences. Elle l'a vécu comme une vraie frustration.

Un outil qualité doit relier la non-conformité, le 8D et le plan d'action. Il doit aussi savoir montrer à chaque auditeur ce qui le concerne, et rien d'autre.

Simple, ou inutile

Sa dernière exigence est la plus importante. L'outil doit être participatif. Les opérateurs et les pilotes doivent s'en servir sans formation. Seule la pilote du système serait formée.

Elle a écarté un logiciel pour cette raison. Sa partie AMDEC était remarquable, mais sa partie qualité n'était pas intuitive. Elle a aussi été frappée par le nombre de jours de formation proposés. Son entreprise a changé d'ERP sans que personne soit formé, et tout le monde s'en sert.

Ce que nous lui avons répondu

Nous n'avions jamais construit de 8D ni d'AMDEC. Nous le lui avons dit. L'audit sur place sert justement à apprendre le métier avant de chiffrer.

Nous lui avons surtout posé une question. Elle avait trouvé un logiciel du marché qui couvrait 100 % de son besoin, sur le volet ISO 9001, avec des AMDEC suffisantes. Si son coût est raisonnable, un outil sur mesure n'est pas forcément pertinent.

La différence se joue sur deux points. Le coût dans la durée : un abonnement ne vous appartient jamais, elle le disait elle-même. Et la capacité à faire évoluer l'outil, ou à le relier aux portails fournisseurs de ses 3 clients qui en ont un. Si ces deux points ne pèsent pas, le logiciel du marché est le bon choix.

Ce que nous retenons pour d'autres industriels

Le même besoin revient dans d'autres secteurs. Une forge certifiée pour le médical nous a décrit un Excel de non-conformités que personne n'ose verrouiller, parce que les opérateurs ne le rempliraient plus.

Dans les deux cas, ceux qui remplissent l'outil ne sont pas des spécialistes du tableur. L'ergonomie passe avant le nombre de modules.

En parler

Si votre plan d'action vit dans plusieurs fichiers dupliqués, prenons 30 minutes en visio. Vous nous montrez votre chaîne non-conformité, 8D, plan d'action. Si un logiciel du marché vous convient, nous vous le dirons.