Excel en cascade : la même information saisie plusieurs fois

Un dirigeant du bâtiment nous a résumé son besoin en une phrase. Il voulait « éviter les Excel en cascade, avec les ressaisies et les erreurs ».

Nous entendons cette phrase presque à chaque premier rendez-vous. Le secteur change. Le mécanisme reste le même.

Une commande, plusieurs tableaux

Chez un fabricant de portails industriels en Vendée, la commande part du commercial. Elle arrive à la production sous forme de document libre.

La personne qui prépare la production la lit. Elle en extrait le nom du client, l'adresse, le numéro de série et les options. Puis elle recopie tout dans un tableau Excel.

Ce tableau n'est pas le seul. Il y en a un pour les portails, un pour les tourniquets, un pour le SAV. Le planning des interventions est dans un autre fichier. Le planning des livraisons aussi. La matière et le stock ont chacun le leur.

Aucun de ces fichiers ne communique avec les autres. Il faut saisir dans chacun et ne rien oublier. Les oublis arrivent quand même.

Un deuxième problème se cache en amont. Les commerciaux ne décrivent pas les options avec les mêmes mots. La production doit deviner ce qu'ils voulaient dire.

Le même schéma, ailleurs

Dans une PMI d'usinage et de chaudronnerie, les heures sont saisies dans l'ERP. Elles sont saisies une seconde fois pour le cabinet comptable, qui gère la paie. Le dirigeant parle de « deux saisies avec les risques humains de la saisie ».

Chez un fabricant de modules, le pointage passe par un écran tactile à côté de la machine à café. Un fichier Excel compte les heures. Il donne un total à la fin du mois. Il ne dit pas au chef d'atelier, en temps réel, si son planning tient.

Une entreprise de prestation suit ses plannings, son matériel et les habilitations de ses équipes dans des tableaux. Son responsable l'a dit simplement : si l'Excel n'est pas rempli comme il faut, les données sont fausses.

Un service qualité industriel traite ses non-conformités dans un fichier partagé. N'importe qui peut modifier un plan d'action. Restreindre les droits ne règle rien : peu de personnes à l'atelier sont à l'aise avec Excel, et le fichier cesserait d'être rempli. L'équipe croise ses fichiers avec des macros et des scripts. Le résultat est juste, mais il n'est jamais à jour.

Pourquoi Excel tient si longtemps

Excel n'est pas l'ennemi. Tout le monde sait s'en servir. On le modifie du jour au lendemain. Il colle exactement au fonctionnement de l'entreprise, parce que c'est elle qui l'a construit.

Un fichier qui tourne depuis 10 ans contient déjà la logique du métier. Le travail consiste à la transposer, pas à la réinventer.

Il y a une limite à connaître. Un logiciel est plus rigide qu'un tableur. Si vos fichiers changent encore chaque semaine, votre fonctionnement n'est peut-être pas assez stable pour être figé dans un outil. Nous posons la question à chaque fois.

Ce qui change quand on saisit une seule fois

Chez le fabricant de portails, l'idée est venue de l'équipe elle-même. Le commercial remplit un menu de choix avec son client. Chaque option a un nom unique. Quand toutes les questions ont une réponse, la commande est complète.

Cette commande remplit ensuite les bons tableaux de production. Elle décompte les pièces du stock, à partir de la nomenclature de chaque modèle. Une étape de ressaisie disparaît. Les erreurs de vocabulaire aussi.

Chez MBMO, maître d'œuvre en Vendée, valider une étape de chantier génère la facture dans le logiciel comptable et l'envoie au client. Plus personne n'ouvre deux outils pour la même information. MBMO compte 10 000 heures gagnées par an.

Une information saisie une fois, au bon endroit, puis transmise partout où elle sert. C'est le cœur de la plupart des outils que nous construisons.

Quand ce n'est pas la peine

Une entreprise de peinture nous a montré son analytique de chantier. Un tableau par semaine, une formule, une personne qui s'en occupe. C'est long quand il y a beaucoup de fournitures. Mais ça fonctionne.

Nous lui avons dit qu'un logiciel sur mesure n'était pas justifié. Le gain aurait été trop faible. Le dirigeant était du même avis.

Les signaux qui comptent sont ailleurs :

• la même donnée est saisie dans plus d'un fichier ;
• une erreur de recopie a déjà coûté une livraison, une facture ou un client ;
• personne ne sait dire, sans ouvrir 3 fichiers, où en est une affaire ;
• l'entreprise grandit et le fichier ne suit plus.

En parler

Si vous reconnaissez vos tableaux dans cet article, prenons 30 minutes en visio. Vous nous montrez vos fichiers. Nous vous disons franchement si un outil vaut le coup, ou si vos Excel font très bien le travail.