Non-conformités : pourquoi un plan d'action ne tient pas dans le champ mémo de l'ERP

Une forge qui travaille pour le médical, la défense et bientôt l'aéronautique nous a présenté son traitement des non-conformités. Sa responsable qualité a commencé par l'ERP.

L'équipe avait essayé d'y gérer ses plans d'action. Chaque fenêtre de l'ERP impose ses champs. Il n'y avait pas de place pour une action, un délai et un pilote. Alors elle a tout écrit dans le champ mémo.

« On blindait le champ mémo. On mettait l'action, on mettait le délai, le pilote. » Jusqu'à la limite de caractères.

Ce qu'exigent les référentiels

L'entreprise est certifiée ISO 9001 et ISO 13485. Elle vise l'EN 9100, le référentiel de l'aéronautique.

Un plan d'action conforme demande bien plus qu'une ligne de texte. Il faut l'analyse d'impact sur le produit et sur la sécurité. Il faut les mesures d'efficacité. Le champ mémo ne permettait pas un plan d'action de base, encore moins ces exigences.

Le contournement : un Excel partagé

Le circuit actuel fonctionne ainsi :

• l'opérateur enregistre une fiche de non-conformité dans l'ERP ;
• la qualité en extrait le titre et les données de production : poste, commande, produit ;
• tout le traitement se fait ensuite dans un fichier Excel partagé.

Ce fichier pose deux problèmes. Le premier : la perte de données, ou une modification d'un plan d'action sans l'accord de la direction. Le second est plus subtil. Verrouiller les cellules ne règle rien.

Les personnes qui interviennent sur les non-conformités sont surtout des opérateurs et des chefs d'équipe. Peu sont à l'aise avec Excel. « Si je commence à restreindre dans l'utilisation, on aura du mal à le faire vivre. »

La règle centrale : rien ne s'efface

La responsable qualité a été très claire. Une fois le plan d'action établi, personne ne doit pouvoir changer ou effacer la non-conformité.

La raison tient à la traçabilité. « On doit être capable de faire une remontée sur 50 ans, voire jusqu'à la fin de vie de l'aéronef. »

Dans un tableur, cette garantie n'existe pas. Dans un outil, elle se construit : historique de chaque modification, champs figés après validation, droits différents selon le rôle.

Une non-conformité est une donnée de traçabilité. Elle doit rester lisible et intacte pendant toute la vie du produit, pas seulement jusqu'à la prochaine sauvegarde du fichier.

Deux vues pour deux publics

Elle ne veut pas cacher l'information à l'atelier. Elle veut que chacun alimente son action. L'entreprise tient un comité de traitement des non-conformités, où chaque pilote met à jour son avancement.

Il faut donc deux niveaux :

• une vue simplifiée pour les opérateurs, qui ne peuvent pas tout modifier ;
• une vue détaillée pour la qualité, avec les informations plus sensibles.

Le même besoin de cloisonnement revient ailleurs. Dans l'industrie automobile, une responsable qualité nous a expliqué qu'elle duplique ses fichiers pour qu'un client qui vient l'auditer ne voie pas les résultats obtenus chez un autre client.

Une contrainte qu'on oublie : la qualification

Dans cette forge, tout outil informatique qui n'est pas un logiciel standard doit être qualifié. Il faut prouver qu'il fonctionne comme prévu. Cette exigence fait partie du cahier des charges, et elle couvre aussi les fichiers Excel.

C'est un point à intégrer dès le départ. La qualification se prévoit dans le projet, au même titre que le développement et les tests.

Plus loin : les données de production

À terme, l'équipe veut analyser les données de production pour réagir plus vite quand une anomalie est détectée. Et contrôler que les paramètres de production restent cohérents.

Ce n'est pas la priorité. La priorité est de traiter correctement les non-conformités, avec des plans d'action complets et inaltérables.

Ce que l'entreprise compare

La forge ne décidera pas tout de suite. Elle étudie aussi un ERP du marché, qui demanderait d'ajouter un logiciel qualité à part. Elle prévoit au moins 2 ans avant de changer d'outil, et veut que le travail soit terminé un an avant la bascule.

En parler

Si vos plans d'action vivent dans un fichier partagé que personne n'ose verrouiller, prenons 30 minutes en visio. Vous nous montrez votre circuit de non-conformité et vos exigences de référentiel. Nous vous disons ce qu'un outil doit garantir, et ce qu'il faudra qualifier.