« La facturation n'est pas un bon indicateur » : connaître l'avancement réel de ses chantiers à la fin du mois

Le dirigeant d'une entreprise de construction de maisons nous a expliqué un exercice que peu de logiciels prévoient. Il l'appelle la situation réelle.

Ce n'est pas une facture. Ce n'est pas un document envoyé au client. C'est une photo interne de l'avancement de chaque chantier, à une date donnée.

Pourquoi la facture ne dit pas la vérité

Ce constructeur facture ses contrats de maison par grands stades : fondations, mise hors d'eau, mise hors d'air. Entre deux stades, le chantier avance, mais rien n'est facturé.

Sur ses autres chantiers, il facture à la ligne. Mais il ne facture pas la moitié d'une toiture qu'il finira dans 2 semaines. Et quand un client a versé un acompte, la facturation est en avance sur le travail.

Il le résume ainsi : « La facturation, c'est pas un bon indicateur. Elle peut être en avance ou elle peut être en retard. »

Depuis qu'il a repris l'entreprise, il a constaté des écarts importants entre ce qui est facturé et ce qui est réellement réalisé, d'un mois à l'autre.

L'exercice, tel qu'il se fait aujourd'hui

Au 30 juin et au 30 septembre, la comptable et les conducteurs de travaux reprennent tous les devis acceptés. Ligne par ligne, ils indiquent l'avancement réel.

Ces situations fictives donnent l'activité réelle de chaque chantier. Additionnées, elles donnent celle de l'entreprise.

Le travail est lourd. Il se fait donc 2 fois par an. Le dirigeant voudrait le faire tous les mois.

« Si à la fin du mois, vous ne savez pas précisément où vous en êtes sur chacun des chantiers, ça veut dire que votre chiffre d'affaires vous le connaissez pas. »

Ce que l'outil doit savoir faire

Le besoin tient en quelques fonctions précises :

• reprendre chaque devis accepté, avenants compris, avec toutes ses lignes ;
• saisir un pourcentage d'avancement réel par ligne, sans créer de facture ;
• garder ces situations internes datées, séparées des situations envoyées au client ;
• comparer, chantier par chantier, le facturé et le réalisé ;
• additionner le tout pour l'entreprise.

Pour que l'exercice devienne mensuel, la saisie doit être rapide. Une ligne terminée le mois dernier n'a pas à être ressaisie.

La facture dit ce que vous avez demandé au client. La situation interne dit ce que vous avez réellement produit. Les deux chiffres sont utiles, mais un seul est votre chiffre d'affaires.

La suite logique : le tableau de fin de mois

Une fois l'avancement réel connu, une deuxième étape devient possible. Le dirigeant veut un tableau de pilotage mensuel : sur tous les chantiers, ce qui a été dépensé face à ce qui a été gagné.

Sans avancement réel, ce tableau est faux. Un chantier qui vient d'appeler un stade paraît très rentable. Le même chantier, le mois suivant, paraît déficitaire.

Il a lui-même proposé de faire les choses dans l'ordre. La première brique compare les dépenses cumulées au prévu, lot par lot. Le tableau de fin de mois viendra ensuite.

Pour qui

Cet exercice concerne toutes les entreprises dont la facturation suit un échéancier plutôt que le travail réel :

• les constructeurs de maisons individuelles sous CCMI ;
• les entreprises qui encaissent des acomptes importants ;
• celles qui facturent une fois par mois des chantiers qui durent plusieurs mois.

Le dirigeant rattache cet exercice à la culture comptable. Il le fait déjà, à la main.

Ce que nous en retenons

Ce besoin ne paraît pas spectaculaire. Le dirigeant l'a dit lui-même : « Quand on y pense, mon besoin ne paraît pas très compliqué. » C'est vrai. Ce qui est compliqué, c'est de trouver un logiciel du marché qui le fait sans contournement.

Dans un outil sur mesure, la situation interne est une vue de plus sur les mêmes données. Les devis, les avenants et les factures existent déjà. Il suffit d'y ajouter l'avancement réel.

En parler

Si vous refaites vos situations dans un tableur pour savoir où vous en êtes, prenons 30 minutes en visio. Vous nous montrez comment vous procédez aujourd'hui. Nous vous disons ce qu'un outil pourrait faire à votre place, et si cela vaut un audit sur place.