Traçabilité documentaire
Définition courte
La traçabilité documentaire consiste à suivre l’historique complet d’un document (création, modification, validation, partage) pour garantir sa fiabilité et sa conformité.
Explication complète
Dans les entreprises du BTP, de la construction ou des services réglementés, chaque document — devis, facture, attestation, rapport — doit être identifiable, daté et versionné.
La traçabilité permet de savoir :
qui a créé ou modifié le fichier,
quand les changements ont eu lieu,
et quelle version est la plus récente.
Elle s’appuie sur des outils numériques qui enregistrent automatiquement ces informations, parfois couplés à des systèmes de signature électronique.
L’objectif est d’éviter les doublons, les pertes d’informations ou les erreurs d’interprétation lors des audits.
Exemple concret
Dans Hexagone, chaque document téléchargé ou généré (rapport, attestation, photo de chantier) conserve automatiquement son auteur, sa date et sa version.
→ En cas de contrôle, l’entreprise peut retracer tout l’historique en quelques secondes.
À retenir
La traçabilité documentaire garantit la transparence et la sécurité des échanges.
C’est un pilier essentiel de la qualité et de la conformité dans les environnements professionnels.
