Étude de cas — Bureau Gimbert Comy

L’intelligence artificielle au service de la gestion de chantier et du contrôle comptable

Le Bureau Gimbert Comy, cabinet d’architecture reconnu pour la qualité de son suivi de chantiers, faisait face à un défi majeur : la vérification manuelle des factures et devis.
Chaque semaine, des dizaines d’emails comptables arrivaient, contenant des devis, avenants et factures PDF à contrôler une par une.
Une tâche longue, répétitive et sans réelle valeur ajoutée, mobilisant plusieurs heures de travail par dossier.

Le besoin : automatiser la vérification et le suivi des chantiers

L’objectif était clair :

“Gagner du temps sans perdre en précision, et fiabiliser le suivi de nos chantiers.”

HexaFlow a conçu un logiciel sur mesure qui automatise 95 % du processus de vérification de conformité des factures et du suivi d’avancement des chantiers.

La solution développée

Un système complet a été mis en place :

• Récupération automatique des emails comptables entrants.

• Lecture et classification intelligente par IA, avec attribution automatique au bon projet.

• Extraction avancée des données de chaque devis et facture, avec reconstruction digitale complète du PDF (titres, sous-titres, lignes, montants, etc.).

• Taux d’erreur inférieur à 0,03 % sur les données extraites.

• Comparaison automatique entre les devis et factures pour identifier :

  • les lignes ajoutées ou oubliées,

  • les variations de prix ou de quantité.

• Interface web dédiée permettant une visualisation claire des erreurs et incohérences, avec une vue globale sur tous les dossiers et leurs sous-totaux.

• Tableaux de suivi automatiques,

• Génération d’emails par IA, prêts à être envoyés.

Le résultat : une tâche manuelle complètement automatisée

Cette tâche autrefois chronophage et sans valeur ajoutée est désormais entièrement automatisée.
Le système atteint une précision supérieure à celle d’un contrôle humain et permet aux équipes du Bureau Gimbert Comy de se concentrer sur les missions à forte valeur ajoutée : conception, coordination et pilotage de projets.

Et ce n’est qu’un début — de nouvelles optimisations sont déjà à l’étude pour aller encore plus loin dans la digitalisation des processus internes.

Une leçon pour les entreprises du bâtiment et de la conception

Les tâches répétitives ne devraient plus être un frein à la productivité.
L’exemple du Bureau Gimbert Comy montre que l’IA et le développement sur mesure peuvent transformer des processus entiers, en alliant gain de temps, fiabilité et efficacité.